Gestión de Expedientes

Este panel es el principal de OfiViaje. se podrá acceder a el a través de de Diarios - Gestión de Expedientes, el botón Gestión de Expedientes en la pantalla principal de la aplicación o pulsando la combinación de teclas Ctrl + F1.

•	Nos mostrará los últimos 20 expedientes consultados por el usuario activo para poder entrar en el que deseemos. En caso de ser la primera vez que entremos a la empresa con el usuario no mostrará ninguno.

•	Nos indicará si el expediente tiene algo escrito en observaciones (aparecerá con líneas) o no (aparecerá limpio). Haciendo doble click entraremos en las observaciones del expediente.

•	Esta opción nos permitirá añadir archivos al expediente, tanto documentos de Word, Excel, imágenes, etc, como correos electrónicos. Más información en Adjuntos a Expediente.

Iconos Comunes en Gestión de Expedientes.

•	Saldremos de gestión de expedientes.

•	Nos mostrará los últimos 20 expedientes consultados por el usuario activo para poder entrar en el que deseemos. En caso de ser la primera vez que entremos a la empresa con el usuario no mostrará ninguno. Similar al icono .

•	Nos permitirá cerrar el expediente o reabrir el expediente.  Según las opciones que tengamos definidas en los parámetros de la empresa deberemos cumplir ciertos requisitos para poder cerrar el expediente. Una vez que cumplamos los requisitos nos saldrá el panel de cierre de expediente.

Tanto para el cierre como para la reapertura de un expediente nos podrán aparecer ciertas incidencias en el expediente o en los servicios. Si estas están en texto normal se podrán ignorar marcando las casillas correspondientes. En el caso de cierre nos podrán aparecer ciertas incidencias con el texto en negrita. Estas no se podrán ignorar y tendrán que ser corregidas antes de proceder al cierre del expediente.

El cierre de expediente provocará la generación de los apuntes contables pertinentes, ver sección Apuntes Contables Generados por OfiViaje.

•	Nos permite acceder a las notas del expediente.

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Nos permite acceder a las notas del cliente del expediente, de la cuenta contable del cliente del expediente, del cliente de subvenciones del expediente (si existiese), del proveedor contable del servicio seleccionado o del proveedor prestatario del servicio seleccionado (en caso que estemos en el apartado servicios).

•	Nos permitirá acceder a la gestión de las tarjetas de crédito del cliente del expediente. Mas información en Ficheros - Clientes.

•	Nos permitirá enviar mensajes de texto al teléfono móvil del cliente en caso de tener la aplicación OfiSms u OfiSmsWeb.

•	Nos permitirá buscar entre los teléfonos móviles definidos al cliente.

•	Nos dará acceso a la configuración de la captura de reservas via web de los mayoristas. Más información en el apartado Diarios - Acceso a Sistema de Reservas.

•	Nos permite realizar la impresión del expediente y sus servicios. Nos dará a elegir si deseamos imprimir o no los costes. Para más información sobre la impresión de documentos consulte la sección Opciones de Impresión de Informes.

•	Nos permite refrescar los datos del panel que tengamos seleccionado.

•	Nos permite dar de alta un nuevo cobro en el expediente. Sólo nos permitirá cobrar expedientes cuya delegación sea igual a la delegación contable de la empresa activa.

•	Nos permitirá entrar en las fichas disponibles en modo sólo lectura.

•	Nos permitirá lanzar el filtro de fichas en los casos que nos permita elegirlas.

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Se activará en caso que hayamos definido una forma de pago de tipo UATP y nos permitirá buscar en los servicios del expediente aquellos que tengan un importe de cobro en UATP para cobrarlo. Nos mostrará en número de servicio en el expediente, la descripción del servicio, la clave del tipo de servicio, la fecha de inicio del servicio, un desglose de billetes si existiese, el importe UATP del servicio y la marca de cobrado por UATP del servicio.

Una vez que hagamos doble click en alguna línea nos pondrá los importes correspondientes y tras aceptar la operación le pondrá la marca de cobrado (columna Cobro). En caso que seleccionemos un servicio de UATP que ya este cobrado nos obligará a hacer un reembolso de el, y tras aceptar le quitará la marca de cobrado.

•	Una vez que tengamos seleccionado el pasajero, nos permitirá acceder a las observaciones del cliente asignado al pasajero.

•	Nos permitirá entrar en las observaciones del expediente.

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Caja: Nos mostrará la caja en la que se reflejará el movimiento. En caso de ser una forma de pago de metálico, tarjeta con cuenta de caja o talones con cuenta de caja modificará el saldo del arqueo de caja. Este campo nos lo pedirá en caso que el usuario que realiza el cobro no tenga definida ninguna caja para arqueo en las opciones del usuario. Si este valor está definido lo pondrá automáticamente y no dejará modificarlo. El campo que hay debajo de caja nos muestra el nombre de la caja seleccionada. Podremos buscar en las cajas de la delegación con el botón buscar o ver los detalles de la caja seleccionada con el botón visualizar .

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Datáfono directo vía internet: En el caso que la forma de cobro indicada sea de tarjeta, nos permitirá realizar cobros directos en tarjeta desde el expediente con un lector de tarjetas conectado al ordenador o indicando manualmente el número de tarjeta. El cobro se realiza a través de internet siendo la respuesta inmediata. Para la utilización de esta opción deberá contactar antes con Ofimática para su configuración.

En el caso en el que realicemos un cobro estando ya generadas las facturas de clientes tenemos la posibilidad de poder asignar a cuales de las facturas ya generadas se va a imputar este cobro de forma que el total cobrado para dicha factura se actualice automáticamente. Para poder realizar esta operativa es obligatorio que en la pestaña "Opciones 2" de los parámetros de la aplicación esté marcada la opción "Permitir asignación a facturas, cobros de expedientes". En caso de estar marcada aparecerá una ventana como la mostrada en la imagen inferior para realizar la asignación.

En el caso en el que realicemos un cobro tendremos la opción que el programa nos muestre un aviso en el que nos indique que se ha superado cierto importe cobrado para dicho cliente con tipo de operación metálico. El importe límite lo podemos indicar en el apartado "Opciones 1" de los parámetros de la aplicación "Límite permitido de cobro por cliente y expediente".

Podremos parametrizar (marcando en "Opciones 2" de los parámetros la opción "Preguntar si desea realizar el cobro de servicios con UATP) en la aplicación para que cuando vayamos a salir de un servicio cuyo campo "Importe UATP" tenga una cantidad distinta de 0, automáticamente el programa pregunte si queremos realizar sobre la marcha el importe UATP y salte la ventana de cobros estando ya indicado la forma de pago de tipo compensación UATP y el importe de ese servicio para que la operativa del cobro se agilice lo máximo posible.

1) Datos del Cobro:

•	Nº Pasajero (Pagador): Nos permitirá especificar a cual pasajero realizamos el cobro en caso que exista más de uno, podremos buscarlos con el botón buscar . En caso que sólo haya un pasajero o hayamos entrado a los cobros de uno especifico lo pondrá automáticamente y no se podrá cambiar.

•	Forma de pago: Nos pedirá la forma de pago del cobro, con el botón buscar nos dará opción de buscarlo. En caso de seleccionar una forma de cobro  tipo UATP nos lanzará el panel de búsqueda de servicios con cobros UATP (igual al botón ). Más información en la sección Ficheros - Formas de Pago.

•	Divisa: Nos permitirá seleccionar la divisa en la que realizamos el cobro. Podremos buscarla con el botón buscar .

2) Datos del Expediente:

3) Totales del Expediente:

4) Totales del Cliente/Pasajero en el Expediente: Nos mostrará los totales de los pasajeros con el código de cliente para facturación igual al pasajero actual en los expedientes de Grupo Homogéneo o Servicios Individuales. En caso de tratarse de un expediente de tipo Plaza a Plaza nos mostrará los totales para el pasajero seleccionado.

5) Datos a Usar en Apuntes del Cobro:

En caso que seleccionemos que deseamos imprimir un recibo, nos dará la opción de seleccionar si es un recibo o un depósito y nos permitirá especificar un texto libre, este se guardará para futuras reemisiones del recibo. Tras pulsar aceptar nos lanzará las opciones de impresión.

•	Nos permite realizar la gestión de cobros UATP del expediente.

Esta ventana hay que indicar la fecha de este cobro UATP. En el campo "Forma de pago" únicamente se podrá escoger una forma de pago cuyo tipo de operación sea "U - Compensación/UATP". Al seleccionar esta forma de pago en las rejillas inferiores se mostrarán los distintos importes que podemos cobrar por UATP (ya que dentro de cada servicio así está marcado) teniendo en cuenta que si seleccionamos varias líneas que pertenezcan a distintos proveedores el programa nos dará un mensaje indicando que no se pueden seleccionar varios servicios de distinto proveedor. Finalmente pulsamos sobre el botón "Aceptar" y el cobro UATP quedará realizado.

•	Desde esta opción podremos realizar un pago al proveedor con nuestra tarjeta de la agencia (que la usamos para los pagos UATP del cliente), para después mediante la gestión de cobros cobrar ese mismo importe al cliente (mediante un cobro normal) y así automatizar lo máximo posible esta operativa.

Si vemos la ventana es similar a la de la gestión de cobros UATP, lo único que en esta ventana solo se podrá seleccionar como forma de pago una que sea con tipo de operación "J - Tarjeta" y que sea de pago. En la parte inferior seleccionaremos el o los servicios que pagaremos con nuestra tarjeta (siempre que sean del mismo proveedor) y pulsaremos "Aceptar". Finalmente tendremos que realizar un cobro al cliente por ese mismo importe.

•	Acceso a la facturación de servicios del expediente.

- Expedientes de Servicios Individuales: Nos permitirá facturar los servicios definidos en el expediente.

       MENÚ UTILIDADES:

•	Salimos de la facturación de servicios del expediente.

•	Selecciona el servicio seleccionado para ser facturado.

•	Deselecciona el servicio seleccionado para ser facturado.

•	Selecciona todos los servicios para ser facturados. En caso de haber más de un tipo de facturas a generar nos preguntará por los servicios de que tipo de factura deseamos seleccionar.

•	Deselecciona Todos los servicios para ser facturados. En caso de haber más de un tipo de facturas a generar nos preguntará por los servicios de que tipo de factura deseamos deseleccionar, o si deseamos deseleccionar todos.

•	Datos Fiscales: Opción que nos sirve para cambiar los regímenes que se han cargado de la tabla de productos fiscales (menú administración) para este tipo de servicio. Ésta opción se ve si está activo LIVA2105.

1) Facturación de Servicios:

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Servicios a Facturar: Nos muestra un listado de los servicios que podemos facturar. Para que un servicio se seleccione para su facturación habrá que hacer doble clic sobre él, pulsar la barra espaciadora con el servicio seleccionado o pulsar el botón seleccionar servicio con el servicio seleccionado.

 No podremos facturar juntos servicios con diferente código de cliente (código de cliente de facturación del pasajero que realiza el servicio)

No Activo LIVA2015:

Activo LIVA2015:

Si el proveedor no tiene definido éste régimen en su ficha, nos aparecerá la incidencia de ' Existen Incidencias Críticas en la Facturación......' como se muestra en la

pantalla de facturación de servicios. No se podrá facturar el servicio hasta comprobar que la factura del proveedor se recibe en este régimen o el responsable de    

administración nos lo confirma, entonces podremos ignorar la incidencia.

2) Refacturación de servicios: Desde esta opción podemos refacturar servicios que ya están facturados y han sufrido una modificación (costes, venta, ...)

               el sistema nos muestra varias opciones para generar esa nueva facturación:

- Usar series rectificativas: Utiliza la serie R y genera una factura en la que se detalla en negativo las linea(s) de la factura original y las mismas en positivo con los cambios que se han efectuado en los servicio(s).

               - Usar series estándar: Se aplica el mismo criterio anterior pero utilizando la serie G de facturación.

- Diferenciar en 2 facturas: Genera una factura de abono en negativo de la factura original con la serie R y un nueva factura con la serie G con los nuevos cambios efectuados en los servicios.

3) Facturación de Subvenciones:

En caso de que en el expediente hayamos puesto que es un expediente de subvenciones, nos permitirá generar una factura de subvenciones para el cliente del organismo que subvenciona. El funcionamiento es similar a la facturación de servicios. Marcando los servicios y pulsando en generar factura o factura proforma nos generará el documento para la entidad que subvenciona.

- Expedientes de Grupo Homogéneo: En los expedientes de Grupo Homogéneo sólo se podrá generar una factura por el importe indicado en la cabecera del expediente. En caso que en el expediente ya exista una factura anulada, nos permitirá reutilizarla.

- Expedientes de Plaza a Plaza: Similares a los expedientes individuales, pero la facturación se hace para cada pasajero. Podremos facturar juntos varios pasajeros siempre que tengan el mismo Código de Cliente para Facturación.

•	Nos mostrará u ocultará información relativa a los costes en el panel que estemos.

Menús Desplegables en Gestión de Expedientes: