Ficha de Clientes

Habida cuenta de que si sabemos manejar bien la Ficha de Cliente dominaremos el corazón del OFICRM, debemos tener especial atención a cómo rellenar y gestionar los campos de estas fichas.

Cuando creamos un cliente o accedemos a una ficha de cliente nos encontraremos con la pantalla principal de datos de clientes:

Podríamos establecer una codificación común para todos los registros, pero en aras a ganar operatividad aconsejamos diferenciar la numeración en función del “ESTADO” del Cliente, así antes de numerar deberemos seleccionar el valor de dicho campo “estado”, que por defecto es de “potencial”.

Los valores del campo “Estado” pueden ser:

Ejemplo: si somos una empresa que comercializa Repuestos de Automóviles al por Mayor, podríamos vender a Talleres de Reparaciones, Concesionarios, Tiendas, etc. Todo este colectivo serían Clientes PROBABLES, pero si visitamos a alguno o bien ellos nos contactan, lo aconsejable sería pasarlos a estado POTENCIAL pues ya existe un mayor acercamiento a nuestra empresa y productos.

Una vez conocidos los diferentes ESTADOS, a la hora de dar de alta los CLIENTES, debemos seleccionar su ESTADO y en Código se recomienda seleccionar “Auto”, (consultar la sección Partes Comunes - Insertar en Ficheros Maestros) la numeración será correlativa a partir de la elegida en PARAMETROS - FICHA DE CLIENTE (Asignación Automática). Simplemente como orientación, indicamos la que utilizamos en OFIMATICA:

A continuación ya podemos completar el resto de campos referentes a la ficha del Cliente. Vamos a comentar algunos de estos campos:

A continuación pasamos a describir las pestañas que aparecen en la parte inferior:

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Contactos: nos aparece una lista con los contactos del cliente. Si pasamos el ratón por las distintas columnas del contacto nos aparece una pequeña ventana con la información correspondiente. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre alguna de las líneas nos da la posibilidad de modificar o borrar la línea seleccionada o bien añadir un nuevo contacto. También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono .

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Productos de su interés: aparecen aquellos productos por los que el cliente ha mostrado interés en los contactos realizados. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre un producto podemos modificarlo o borrarlo , o bien añadir un nuevo producto a la lista de productos de interés del cliente. También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono .

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Op. Venta / Presupuestos: aparece un lista con las de oportunidades de venta y presupuestos realizados al cliente. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón podemos modificar o borrar el elemento seleccionado, o bien añadir una nueva oportunidad de venta o presupuesto  o copiarlo . También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono .

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Productos renovables: aparece una lista con aquellos productos que ofrecemos a nuestro cliente y que son renovables cada cierto tiempo, por ejemplo un cartucho de tinta de una impresora, folios. Este registro nos sirve para anticiparnos a esa venta. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón podemos modificar , consultar o borrar el elemento seleccionado o bien añadir un nuevo producto a la lista de productos renovables del cliente. También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono . Para consultar como añadir un producto renovable puede consultar la sección Alta de fichas relacionadas con el cliente.

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Archivos: aparece un lista con los archivos que hemos almacenado en OfiCRM para el cliente seleccionado. Si pulsamos en el icono de la columna "Ver" se visualizará el archivo con el programa predeterminado al tipo de formato del documento. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón podemos modificar , borrar o bien añadir un nuevo archivo. También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono . Para consultar como añadir un archivo puede consultar la sección Alta de fichas relacionadas con el cliente.

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Incidencias: nos aparece una lista con las incidencias / quejas del cliente. Si pasamos el ratón por las distintas columnas de la incidencia / queja nos aparece una pequeña ventana con la información correspondiente. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre alguna de las líneas nos da la posibilidad de modificar o borrar la línea seleccionada o bien añadir una nueva incidencia / queja. También podemos acceder a estas acciones si hacemos clic en el icono .

Por último nos aparece un campo de Observaciones, para añadir cualquier dato del cliente. Podemos incluir unas Observaciones internas sobre el cliente si pulsamos en el icono .