- En esta opción podemos configurar todos los parámetros de la empresa, en primer lugar nos encontramos con los Datos de empresa, donde se completaran los datos de identificación de la empresa:
- Decimales Importes: Este cambio de decimales solo es funcional en el presupuesto y oportunidades de venta, podemos indicar cuantos decimales queremos trabajar para realizar los calculos, estos decimales solo son funcionales para realizar calculos en Dto, IVA... de tal manera que el total del presupuesto siempre quedara redondeado al número de decimales indicado en parámetros >> otros datos >> presupuestos.
- País: Indicamos el país de la empresa a partir de una lista normalizada de Países, para su posterior aplicación al hacer el cruce con los códigos postales.
A continuación veamos la siguiente pestaña, Otros datos:
| • | Rutas parametrizables de la Aplicación: Aquí se indican las rutas de los informes de gestión. Siempre que la instalación sea monopuesto las rutas serán como aparecen en la imagen. Si por el contrario existe un equipo servidor y puestos de trabajo las rutas se localizarán por red, es decir, por Mis Sitios de Red, como ejemplo debería de quedar así: |
\\nombre_servidor\Ofimatica\OfiCRM\Documentos
También localizamos aquí la ruta del programa OfiSMS u OfiSMSWeb, siempre localizando la base de datos correspondiente en el servidor.
| • | Ficha de Cliente (Asignación Automática): Podemos elegir un mayor distinto por cada tipo de cliente. Si marcamos la opción de "Aplica Delegación en Clientes" aplicará esta delegación a los códigos de clientes. Aparecen cuatro tipos de cuentas de clientes, veamos a que clientes agrupar en cada una de ellas: |
Cuenta de clientes: en este código agruparemos a los que ya son nuestros clientes.
Cuenta de probables: en este código agruparemos aquellos clientes que existe la probabilidad de que lo sean, es decir, imaginemos que conseguimos una base de datos de clientes del sector que nos dedicamos y le hacemos una campaña de información sobre nuestros productos, es decir nos presentamos ante ellos para que se interesen por nuestro producto.
Cuenta de potenciales: en este código agruparemos aquellos clientes potenciales, es decir aquellos clientes que por ejemplo de una campaña de información de nuestros productos han mostrado algún interés y se han puesto en contacto con nosotros, por lo tanto ya existe una venta potencial que reflejamos por ejemplo en una oportunidad de venta o presupuesto.
Cuenta de prescriptores: aquí agruparemos aquellas empresas de las cuales nosotros somos clientes pero que a su vez tenemos alguna oportunidad de venta con sus clientes, lo que se conoce como venta cruzada (cross selling).
| • | Ficha de Clientes / Contactos: dependiendo del valor establecido en esta campo, parametrizamos en el alta de fichas de clientes o contactos solo poder elegir entre productos estratégicos o todos. |
| • | Tipo de búsqueda de Clientes: podemos elegir entre dos valores Clientes y Clientes-ESP. Si elegimos Clientes la búsqueda de clientes la podemos realizar por los siguientes campos: |
Si por el contrario elegimos el valor Clientes-ESP la búsqueda la podemos realizar por los siguientes campos:
Como podemos distinguir en las imágenes anteriores al elegir el valor de Clientes podemos buscar en el fichero de clientes a través de su Código, Nombre Cliente, Localidad, Provincia y Teléfono. Si por el contrario elegimos el valor Clientes-ESP cambiamos los valores de búsqueda de Provincia y Teléfono por los de CIF y Código Externo respectivamente.
| • | Presupuestos: podemos asignar una serie distinta por cada año y establecer los días de validez que va a tener un presupuesto hasta que quede obsoleto. También podemos cambiar los tipos de IVA que se aplican en el programa. |
| • | Campos parametrizables de Clientes: podemos definir campos que creamos de nuestro interés para que esa información quede almacenada en el alta de un cliente. Como ejemplo, pensemos que nuestra empresa ademas de programas de gestión ofrece servicio de asistencia técnica (SAT) de los equipos, quizás sea interesante marcar en la ficha del cliente si le ofrecemos el servicio de SAT nosotros u otra empresa, y al ser una cualidad que no se recoge en ningún campo en el alta de un cliente, podemos crear un nuevo campo que siempre aparecerá en el alta de un cliente para almacenar esa información. Los campos que se pueden crear son de cuatro tipos: |
- Alfanumérico.
- Numérico.
- Fecha.
- Selección.
| • | Campos parametrizables de Contactos: aquí podemos hacer igual que en el apartado anterior pero para el alta de contactos. |
| • | Niveles de importancia de Clientes: aquí podemos añadir, modificar y consultar los distintos niveles de importancia de clientes, que podemos asignar en el alta de clientes. |
| • | Parámetros de la sincronización de fichas de clientes: cuando traspasamos los datos de clientes desde nuestra aplicación de gestión a OfiCRM podemos parametrizar que se respeten los datos personales y las observaciones que hay en OfiCRM sobre los clientes ya sincronizados. |
A continuación veamos la siguiente pestaña, Logo:
Desde esta pestaña podemos insertar el logo de nuestra empresa en la aplicación OfiCRM. El único requisito será que la imagen este en formato BMP. Para añadirlo a la aplicación localizaremos la imagen en la carpeta que esté guardada. Para ello clicaremos en el botón Examinar y aparecerá una ventana de búsqueda de archivos como se muestra a continuación, por la cual navegaremos hasta el archivo deseado:
A continuación veamos la siguiente pestaña, OfiCalidad: (Solo para clientes con alta en el módulo de OfiCalidad)
Se trata de poder definir dos valores por defecto para el módulo de OfiCalidad, a nivel de categorías utilizadas en las Check-List Nuevas y para las Respuestas en los Apartados Nuevos. Serán valores por defecto, los más utilizados, pero se podrán cambiar a convenir una vez que se da de alta al Check-List o Respuestas de Apartado.
A continuación veamos la siguiente pestaña, Especiales:
En esta opción vamos a seleccionar a que usuarios de OfiCRM, les aparecerá un mensaje en la mensajería del programa cuando se ha producido un alta especial. De igual forma podremos indicar si en la ficha de clientes el campo CIF es obligatorio y si cuando en la ficha de un cliente se indica un email que ya existe en otro cliente que salte un aviso indicándolo.
