Desde esta sección realizaremos las liquidaciones de billetes de los proveedores que indiquemos, para ello la ficha del proveedor deberá tener seleccionado Liquidación en el campo Tipo Liquidación (ver Ficheros - Proveedores). Para explicar esta sección vamos a hacer un ejemplo con datos reales de una liquidación de BSP. Veamos:
Para poder hacer uso de esta opción los billetes deberán haber sido creados desde el expediente haciendo el desglose de los mismos (ver Creación de Billetes en Diarios - Servicios - Tipos de Servicios).
Lo primero que haremos es introducir el código del proveedor, el número de oficina y nuestro código de agente IATA, posteriormente indicaremos el intervalo de fechas de los billetes a liquidar y la fecha de contabilización de los apuntes que se generen. Tras esto pulsaremos en Cargar Selección (podremos indicar que los billetes nos aparezcan ordenados por número, código de compañía o por fecha de emisión) y nos aparecerán en pantalla los billetes pendientes de liquidar en el periodo indicado.
En la parte inferior de la pantalla se nos muestran las siguientes opciones:
| • | Cargar en la lista Billetes: Podremos cargar todos los billetes, los liquidados o los pendientes. |
| • | Ir a Billete: Nos pedirá el número de billete al que queremos ir, y si este existe en la lista nos llevará a su línea correspondiente. |
| • | Imprimir liquidación: Podremos obtener un listado con los datos de la liquidación. |
| • | Aceptar Cambios en Billetes Actuales: Una vez hayamos dado el visto bueno a los billetes, pulsaremos esta opción para llevar a cabo la liquidación. |
| • | Cancelar Cambios en Billetes Acutales: Cancelamos los cambios hechos. |
Vamos a describir la funcionalidad de los iconos que aparecen en la parte izquierda de la pantalla:
| • |  Pulsando sobre este icono damos el visto bueno (OK) al billete seleccionado (marcado en azul). |
| • |  Mediante este icono deshacemos los cambios que hayamos realizado en el billete seleccionado. |
| • |  Damos el OK a todos los billetes de la liquidación. |
| • |  Nos permite modificar el billete seleccionado. |
| • |  Nos permite modificar la fecha de liquidación del billete seleccionado. |
| • |  Nos permite modificar la compañía del billete seleccionado. |
| • |  Nos permite modificar el proveedor del billete seleccionado. |
| • |  Esta es la mayor utilidad de esta sección, ya que nos permite cargar un fichero externo de liquidación (que nos mande el proveedor, con todos los datos correspondientes a la liquidación de ese periodo) y ahorrarnos el tener que ir validando billete por billete, veamos un ejemplo: |
Al pulsar sobre esta opción nos aparecerá el desplegable de la imagen, lo primero que habremos de hacer es cargar el fichero con los datos de la liquidación, para ello se nos abrirá una ventana donde indicaremos la ruta del fichero. Tras seleccionarlo pulsaremos Aceptar y se cargarán los datos.
Una vez cargados los datos se nos activarán las opciones que aparecen inactivas en la imagen superior.
En primer lugar vamos a Visualizar la Liquidación Externa, al pulsar sobre esta opción nos aparece la siguiente ventana:
En esta ventana podremos observar los billetes que se han cargado, teniendo la opción de mostrar aquellos que estén pendientes de liquidar, los liquidados, los que estén en la liquidación de OfiViaje, los que no estén en ella o todos. Así mismo podremos ordenarlos por el número del billete, por compañía, por fecha de emisión o por clase. Podremos ver aquellos de un tipo determinado, marcando en Ocultar... aquellos que no deseamos ver. Pulsando en Ir a Billete nos pedirá el número de billete que deseamos ver y nos llevará a su línea correspondiente, podremos imprimir un listado de billetes y finalmente salir de esta pantalla.
La siguiente opción supone una automatización tremenda en el proceso de liquidación de billetes, la Liquidación Automática de billetes dará el visto bueno a todos aquellos billetes cuyos datos de OfiViaje coincidan con los del fichero de liquidación cargado, ahorrándonos el tedioso proceso de ir comprobando uno por uno todos los billetes emitidos durante ese periodo. De esta forma el programa dará el visto bueno a todos los billetes correctos y nos dejará pendientes aquellos en los que los datos no coincidan para que nosotros decidamos que hacer. Al pulsar sobre esta opción el programa nos preguntará:
Si pulsamos Sí, el programa nos preguntará que margen de error queremos establecer en el coste del billete para liquidarlo de forma automática.
Al pulsar No el programa dará el visto bueno a todos los billetes correctos y nos avisará de cuantos se han validado.
Si pulsamos Cancelar, abortaremos el proceso de liquidación automática de billetes.
Volviendo a la pantalla principal una vez hayamos hecho la liquidación automática tendremos lo siguiente:
Como podemos observar se ha dado el visto bueno a todos los billetes menos uno, para este tendremos que hacer la comprobación nosotros, para ello podremos observar los datos de la liquidación y los datos de OfiViaje para ese billete, pulsando en Datos Liquidación o Datos OfiViaje respectivamente, en la parte inferior izquierda de la pantalla se cargarán los datos seleccionados, permitiéndonos ver las diferencias para corregirlas. Para ello haremos doble click en el campo que deseemos modificar o pulsando el icono se nos permitirá editar la línea del billete seleccionado para hacer las modificaciones pertinentes y posteriormente darle el visto bueno.
Si nos posicionamos sobre la linea de un billete al cual la liquidación automática no ha dado como "OK" si pulsamos la tecla F5 el programa lo pondrá como "OK" asumiendo en dicho billete los datos que nos indica la liquidación externa. De igual manera si pulsamos el control de teclas <Shift+F5> todos los billetes que no están como "OK" se pondrán en este estado asumiendo todos ellos los datos que nos indica la liquidación externa.
Cuando tengamos todos los billetes con visto bueno pulsaremos en Aceptar Cambios en Billetes actuales para finalizar el proceso de liquidación:
El programa nos advierte de que se van liquidar los billetes seleccionados y nos indica la fecha con la que se generarán los apuntes contables, una vez pulsemos SI habremos finalizado el proceso de liquidación.
Nota: Una vez hecha la liquidación podremos volver a cargar los billetes en pantalla indicando que nos cargue los billetes liquidados, nos permitirá modificar todos los datos excepto los importes de venta, estos valores serán inalterables, pero si podremos modificar los costes, las compañías, los proveedores, etc y cuando pulsemos en Aceptar Cambios en Billetes actuales dichos cambios se harán efectivos en los expedientes correspondientes.