Al igual que en los casos anteriores OfiViaje nos permite generar automáticamente los ficheros con la información que Air Plus nos solicita de las facturas emitidas durante un periodo determinado a los clientes que hagan uso de su tarjeta para efectuarnos los pagos. Para ello pulsaremos sobre esta opción y nos aparecerá lo siguiente:
Antes de nada el usuario deberá leer la información relativa a los requisitos que se han de cumplir en OfiViaje para que esta opción funcione correctamente (texto en azul de la pantalla anterior), en primer lugar lo que habremos de hacer es crear una forma de cobro especial (desde Ficheros - Formas de Pago), sólo para los clientes con tarjeta de Air Plus, cuando tengamos un expediente que queramos cobrar con tarjeta de Air Plus utilizaremos esta forma de cobro, también lo indicaremos en la forma de cobro de la factura que generemos (Ojo, las facturas deberán generarse desde el expediente, NUNCA desde facturación directa, ya que estas últimas no se incluirán aquí). Si aplicamos descuentos o gastos de gestión esto lo haremos desde el campo Ajuste del servicio, nunca desde la pestaña de Expediente, ya que si lo hacemos así no se incluirán en el fichero. Se recomienda asociar sólo un billete (de avión o de tren) a los servicios, es decir, si tenemos varios billetes se recomienda crear servicios independientes para cada billete. Además aquí se nos indicará en que campos de OfiViaje podemos introducir información adicional.
Teniendo en cuenta lo anterior y antes de realizar el primer envío deberemos configurar los parámetros de esta pantalla, veamos por partes:
| • | Datos necesarios Generales del envío: |
- Identificador Partner: Este dato nos lo proporcionará Air Plus.
- Forma Pago AIR PLUS: Código de la forma de pago que hemos creado en OfiViaje para realizar los cobros a los clientes con este tipo de tarjeta.
| - Carpeta Exportación: Directorio donde se generarán los archivos, si el directorio indicado no existe OfiViaje nos avisará de ello y nos ofrecerá la posibilidad de crearlo automáticamente en ese momento. |
- Id. Partner RENFE: Este dato nos lo proporcionará Air Plus.
| • | Datos necesarios por Oficina para el envío: |
| Aquí introduciremos el código de nuestra oficina (si en Configuración - Parámetros tenemos todos los datos debidamente cumplimentados, por defecto se nos cargarán automáticamente el nombre de la oficina y el Código IATA). |
| • | Datos de Clientes AIR PLUS: |
Introduciremos los códigos de los clientes (código del cliente en OfiViaje, podemos verlo en Ficheros - Clientes) que tengan cobros con tarjeta Air Plus,automáticamente nos aparecerá su nombre en la columna de la derecha, el número de tarjeta y la fecha de caducidad son datos que nos proporciona Air Plus y que habremos de introducir nosotros manualmente en estos campos.
Nota: Para escribir en los campos haremos click con el ratón en el campo deseado y pulsaremos Intro, en ese momento podremos podremos editar dicho campo.
Una vez tengamos todo configurado pulsaremos en Grabar Parámetros actuales para salvar la configuración actual y no tener que introducir todos estos datos cada vez que hagamos un envío, si falta algún dato el programa nos avisará.
Tras haber salvado la configuración estaremos en disposición de poder generar envíos, para ello indicaremos en la parte superior izquierda de la pantalla el intervalo de fechas de las facturas a incluir en el envío, podremos modificar también la Fecha de Envío (por defecto aparece la del día de hoy) y pulsaremos sobre el botón Generar Ficheros Air Plus. Cuando acabe el programa nos mostrará un mensaje indicándonos que la operación ha concluido con éxito:
Si vamos al directorio correspondiente observaremos los ficheros generados por OfiViaje que serán los que enviemos a Air Plus:
Desde la ventana principal de Exportación también podremos ver los envíos que hayamos hecho pulsando sobre el botón Ver Envíos Realizados, al pulsar se nos abrirá la siguiente ventana donde se nos muestra una lista de los envíos realizados con sus fechas de envío y el intervalo de fechas de factura que contienen:
Pulsaremos Salir para volver a la pantalla anterior.
Finalmente para Salir de la pantalla de Exportación de Ficheros pulsaremos Salir.