Dentro del menú Proveedores veremos las fichas de datos personales, comerciales, financieros, presupuestaria, campos definibles y notas de los proveedores y acreedores. Hay que tener en cuenta que por defecto el programa dará de alta proveedores, es decir utilizará la cuenta 400, sin embargo podemos agregar cuentas de acreedores (410) indicando 410 punto “.” y pulsando auto o libre según se desee. La cuenta de proveedor que se cree, será dada de alta en la empresa de contabilidad con la que se encuentra conectada la empresa de gestión, según se detalló en Parámetros, Datos de Tesorería. Para acceder a esta opción entraremos en el Menú Ficheros -> Proveedores, y pulsaremos en el icono Añadir Nueva Ficha.
Veamos la pantalla correspondiente a la ficha de datos del proveedor:
Pasemos a comentar los campos que aparecen en esta pantalla:
Hay que indicar que siempre que nos encontremos en el campo que puede ser una cuenta contable, podremos utilizar el punto “.” como comodín para los ceros, por ejemplo si tenemos que teclear la cuenta 40000010001 podremos teclear 400.1.1 y al pulsar INTRO, la cuenta se convertirá automáticamente en la indicada arriba.
| • | Manual: Indica que el código de proveedor se asignará manualmente. |
| • | Auto: El programa asignará automáticamente un código para el nuevo proveedor. Esto se hará buscando cual es el mayor código de los que existen en ese momento y sumando la unidad. |
| • | Libre: Indicando libre, el programa asignará el código de proveedor automáticamente, pero buscará un código que esté libre comenzando desde el 0 hasta el 9999. Por ejemplo, si entre el código 40000000000 y el 40000000010 queda libre, es decir , no está asignado o se borró hace tiempo el código 40000000008 ,será este último el que será asignado. |
| • | Código: Número de Proveedor. Dicho código indicará, aunque no siempre, la cuenta contable de proveedor. Por ello el código se asigna sobre la cuenta de mayor 400, aunque se podrán dar de alta acreedores sobre la cuenta de mayor 410. Como podemos observar el código tiene 11 dígitos de los cuales del 1º al 4º indicará la cuenta de mayor, del 5º al 7º dígito nos indicará la sucursal ó delegación a la que pertenece (por defecto la que se encuentra definida en Parametros de la Empresa, si se quisiera dar de alta un proveedor de otra delegación, simplemente indicar de cual se trata; por ejemplo 4100001 y punto + auto ó libre, o también 410.1. + auto ó + libre ) y por último del 8º al 11º indicará el numerador de proveedor, es decir, el 1,2,... 9999. |
| • | Nombre: Nombre o descripción del proveedor. Hay que tener en cuenta que puede ser el nombre con el que será dado de alta en contabilidad, si el campo Razón Social está en blanco. |
| • | Razón Social: Nombre fiscal de la empresa proveedora. Este será el nombre que pasará a contabilidad. En el caso de que este campo esté vacío, será el nombre el que pase a contabilidad. |
| • | Dirección: Domicilio fiscal del proveedor. Desde este campo podemos hacer uso de la utilidad de los Códigos Postales que vimos en Trucos y utilidades. |
| • | Código Postal: Código postal que corresponde a la dirección indicada en el campo anterior. Desde este campo podemos hacer uso de la utilidad de los Códigos Postales que vimos en Trucos y utilidades. |
| • | Provincia: Provincia en la que se encuentra el domicilio fiscal del proveedor. Este campo se incluirá automáticamente desde la utilidad de Códigos Postales. |
| • | Localidad: Localidad en la que se encuentra el domicilio fiscal del proveedor. Este campo se incluirá automáticamente desde la utilidad de Códigos Postales. |
| • | Cif/Nif: Código de Identificación fiscal del Proveedor. En el caso de que sea Nif, el programa calculará la letra automáticamente. En el caso de que el Cif/Nif que se indique ya exista en otra ficha de proveedor, se indicará al usuario mediante un mensaje en pantalla. |
| • | País: País al que pertenece el proveedor. Este campo es de gran utilidad para los proveedores que pertenecen a la comunidad económica europea ya que indicando en este campo CE al final del nombre del país, se podrá hacer el apunte contable del IVA intracomunitario, por ejemplo, FRANCIA CE. |
| • | Cuenta Contable: Cuenta contable que corresponde con el proveedor. Normalmente coincidirá con el código de proveedor, pero no tiene por qué, ya que por ejemplo un proveedor puede tener varias delegaciones y de cada una de ellas tendremos un código de proveedor, sin embargo, contablemente solamente tendremos una sola cuenta. Por esta razón no se podrá borrar la ficha a la que pertenece la cuenta contable primera. Pongamos un ejemplo para verlo: supongamos que PROVEEDORES DE JAÉN tiene varias sucursales a los que le corresponderán los siguientes códigos de proveedor: |
Código Nombre C.Contable
-40000000001 -> PROVEEDORES DE JAÉN 40000000001
-40000000123 -> P. JAÉN (Andújar) 40000000001
-40000002132 -> P. JAÉN (Córdoba) 40000000001
En este ejemplo, podremos hacer pedidos, albaranes y facturas a cada uno de ellos por separado. Contablemente todo irá contabilizado contra la primera cuenta. Podremos borrar cualquier ficha (siempre que no tenga movimientos en el ejercicio actual y anterior) excepto la primera (a no ser que las delegaciones hayan sido borradas previamente).
| • | Teléfonos: Número(s) de teléfono del proveedor. |
| • | Fax: Número(s) de fax del proveedor. |
| • | e-mail: Dirección de correo electrónico del proveedor. No es necesario poner el teclado en minúsculas. |
| • | Persona de Contacto: Nombre de la persona de contacto de dicha empresa. |
Datos de Envío
Serán los datos que aparezcan el las etiquetas de envío.
| • | Nombre: Nombre de la empresa. Podremos utilizar un nombre fiscal y otro al cuál se enviarán los pedidos, devoluciones, etc... |
| • | Razón Social |
| • | Dirección: Dirección de envío. |
| • | Código Postal: Código Postal que corresponde en la dirección indicada en el campo anterior |
| • | Provincia: Provincia en la que se encuentra la dirección de envío. |
| • | Localidad: Localidad en la que se encuentra la dirección de envío. |
| • | País: País en el que se encuentra la dirección de envío. |
| • | Teléfonos: Teléfono de contacto de la dirección de envío. |
| • | A la atención de: Nombre de la persona de contacto, para enviar la mercancía a su atención. |
En el caso de dejarlos en blanco, los datos de envío, se rellenarán automáticamente con los mismos datos que los datos fiscales.
El resto de opciones pueden ser definidas a posteriori, en cualquier caso, recomendamos leer detenidamente el apartado Proveedores, del manual del usuario, donde están descritas en profundidad.