Este fichero contendrá los datos de cada Conductor propio o agregado, siendo este último otra empresa externa a las empresas del grupo, que, ocasionalmente, se usará para cubrir los servicios que no se pueda hacer por falta de recursos propios.
Aquí se asignan los datos personales del conductor, si es propio; pudiendo, en caso de los conductores agregados, indicar sólo el nombre de la empresa de autocares. Si el conductor tiene teléfono móvil, se le puede enviar mensajes desde le mismo programa OfiBus. Si el conductor tiene contrato, se indicará si es temporal, con lo que especificarán las fechas de inicio y fin del contrato. En caso de ser trabajador fijo, se indicará la fecha de alta. Es importante especificar la Cuenta contable, ya que cuando se le imputen gastos al conductor, el programa usará esta cuenta a la hora de generar los asientos contables.
Es obligatorio indicar a que empresa del grupo pertenece el conductor, ya que si no es de la empresa que hace el expediente, el programa permitirá facturar entre empresas del grupo por los servicios realizados por el conductor a la otra empresa.
Se puede indicar Si esta Activo el Recurso y Activo La Explotación, en caso de indicar que esta Inactivo en explotación se marca automáticamente como Obsoleto.
Los costos por hora y día se tendrán en cuenta para las rentabilidades de los servicios; así como si trabaja horas extras y días de descanso, con su importe correspondiente.
Si se dispone de sistemas de trabajo por Internet, como por ejemplo EmoviBus, se puede indicar que el conductor tiene un terminal móvil apto para trabajar con él; esta manera el conductor puede, desde el móvil, descargar los partes de trabajo, rellenarlos y enviarlos de vuelta para su recogida y tratamiento telemático.
Si dispone de tarjeta para el tacógrafo digital, se indicará el número en el campo Tacógrafo.
En caso de indicar que el conductor es agregado, ha de indicar el código de proveedor que tiene ese agregado en el fichero de proveedores. Se le puede, ya, poner un porcentaje de liquidación, que sería el porcentaje del importe de la venta del servicio realizado por el agregado que se le liquidaría. Es posible indicar si es un agregado fidelizado, para realizar la búsqueda sólo por este selecto grupo de agregados o no. También se indicarán las matrículas de los vehículos del agregado, indicándole el tipo de autocar y si es apto para transporte escolar. Y si además realiza reparaciones en el taller de la empresa, se puede indicarle que código de cliente tiene, para luego, desde Tesorería, poder compensar vencimientos.
Con las fichas de los conductores creadas, desde el menú Acciones y Ficheros se le pueden perfilar más detalladamente los datos de los conductores.
Observaciones:Se indicarán observaciones sobre el conductor.
Listados: En esta opción se permite listar datos de los conductores, según el filtro y tipo de listado indicado.
Avisos de Conductores: Desde esta opción, al igual que en los Autocares, se pueden especificar cuales de los avisos definidos para los conductores son los que se quieren activar para este conductor, cuando debe de mostrar el aviso e incluso su renovación. Para mayor explicación se recomienda consultar el punto de los avisos para autocares.
Descansos / Precios: En esta opción se puede, por una parte especificar los precios de los gastos imputables a conductores y por otra fijar las vacaciones y descansos de los conductores. Respecto a los precios, previamente han de crearse los conceptos de gastos imputables a los conductores y desde aquí se añadirán los que son para este conductor con el importe a pagarle.
En Vacaciones se irá introduciendo los periodos programados para este conductor. Lógicamente no estará disponible para el Montaje de los Servicios en esos periodos, salvo que admita trabajar en periodos de descanso. En Descansos se puede introducir los días programados para este conductor. Lógicamente no estará disponible para el Montaje de los Servicios en esos periodos, salvo que admita trabajar en periodos de descanso. Se han previsto 2 formas de automatizar el proceso. Si se marca Aplicar Días de Descanso y en Tipo ponemos un D significa que descansa un día fijo de la semana durante el periodo seleccionado (es decir desde el 01.11.04 hasta el 31.12.04 descansará todos los miércoles). Si se pone una C significa “semana corrida”, es decir, irá descansando de forma correlativa: una semana los lunes, a la siguiente los martes...
También se puede asignar al conductor a un grupo de descanso, este grupo de descanso estará definido por los días que se descansa, se le podrá asignar a tantos conductores como queramos. Este grupo se define en el menú Trafico, en la opción de Gestión de Descansos y si en los parámetros está activa la Gestión de Descansos Semanales, se puede personalizar el calendario del grupo para cada uno de los conductores del grupo, pudiendo marcar los días de descanso normal y reducido manualmente, o que los calcule, intercalándolos según el primer descanso indicado.
Jornadas laborables y Liquidaciones: Desde esta opción se pueden gestionar las jornadas laborables de los conductores, indicando las horas reales trabajadas, así como hacer las liquidaciones de los gastos que se tengan con los conductores. Esta opción está disponible desde el menú Tráfico, donde se explicará con más detalle.
Anotaciones: Sirve para llevar un registro de todas aquellas Quejas o Incidencias que se hayan ido detectando con el Conductor. Estas incidencias se gestionan desde la opción del menú de Tráfico, Entrada de Incidencias/Anomalías/Anotaciones; haciéndolo desde aquí, se limita sólo a los conductores.
Comunicaciones: Se accede a las comunicaciones con el conductor. Para alguna de ellas, como el envío de mensajes al móvil, es necesario tener contratado un programa aparte, en este caso el OfiSMSWeb.
En el envío de mensajes a móviles, el programa muestra el número móvil del conductor.
Si se especifica un nombre nuevo en el campo Para y un número de móvil que no esté en la base de datos, el programa preguntará si se incorpora dicho contacto y número. Se puede solicitar un mensaje de confirmación de que se ha entregado éste al destinatario e indicarle si es un mensaje con alta prioridad, con lo que se colocará a la cabeza de los mensajes salientes.
En el caso de seleccionar Correo Electrónico, OfiBus abrirá un mensaje de correo electrónico del programa cliente de Microsoft que esté configurado como predeterminado; en dicho mensaje ya aparecerá en la dirección el correo seleccionado del conductor.
Esta comunicación también se encuentra en los Clientes y Proveedores
Estadística / Presupuestos: Permite el acceso a la estadística referente sólo a los conductores.
Documentos Adjuntos: Esta opción, que está disponible más fichas del programa, permite asociar ficheros a la ficha seleccionada. Dichos ficheros pueden ser de cualquier tipo, incluso mensajes de correo. Una vez asociado el fichero a la ficha en cuestión, se crea una copia en el servidor, por lo que se puede eliminar de su ubicación actual. Dichos documentos adjuntos que se guardan en el servidor, deberán ser tenidos en cuenta para la realización de las copias de seguridad, ya que las que hace el programa no los guarda.