Introducción
Gracias por haber elegido el programa OFIBUS como herramienta para la mecanización de su Empresa. Para comenzar queremos darle unas pinceladas de lo que va a conseguir con la aplicación práctica diaria de este programa.
OFIBUS es el programa que va a llevar el registro y control de todas las fichas de nuestros Conductores, Clientes (Agencias de Viaje incluidas), Proveedores, Repuestos, Neumáticos, Tarifas de Precios de Servicios y una exhaustiva Ficha por cada Autocar, con control de Averías, Neumáticos, Kms y Servicios efectuados, aviso de Revisiones y Renovaciones periódicas, Siniestros, etc.
Efectúa el Montaje de Servicios, ayudando a optimizar los recursos disponibles y mostrando planning de servicios por Autocares y/o Conductores. Permite la gestión y Facturación de Servicios Discrecionales, Contratos Fijos Temporales, Líneas Regulares, Emisión de Contratos, Impresión de las Ordenes de Trabajo, gestión de Presupuestos y Recibos Escolares.
Lleva Control de Almacén con procesos de Compra e Inventario y los procesos de Taller con histórico de reparaciones tanto internas como externas y producción por mecánico. Completo control de la vida, estado y uso de los Neumáticos.
Permite la Entrada de Partes, Imputación de Gas-oil y Liquidaciones de Caja, Gastos, Agregados y Colaboradores. Genera todos los apuntes de venta, compra y gastos de forma automática y los enlaza con el programa OFICONTA o con otros del mercado.
En Tesorería, además del control de la Caja, permite Vencimientos, Líneas de Descuento bancarias, emisión de Cheques, Pagarés y Cartas de Pago, Remesas de Recibos bancarios a través de Banca electrónica, Gestión de Impagados, así como Pagos por Confirming.
Un completo Cuadro de Mando y múltiples estadísticas de producción por Servicios, Clientes, Rutas, Autocares, Conductores..... hacen que tengamos toda la información necesaria para un buen control gerencial al alcance de la mano, en tiempo real sin atrasos y sin ningún esfuerzo adicional.
Al enlazar con el módulo OFISMS estaremos enviando mensajes desde el propio programa OFIBUS de la Central a los móviles de los conductores y Clientes para cualquier tipo de comunicado o incidencia surgida.
Por último, si se desea, con el programa OFILAB podemos elaborar las Nóminas y Seguros Sociales y enlazar los apuntes generados con OFICONTA.
Próximamente también estará disponible, de manera opcional, el módulo de Líneas Regulares, integrado con el resto de ficheros de OFIBUS y con posibilidad de venta de billetes directamente en taquilla, en el propio autobús o a través de web con reservas en tiempo real las 24 horas del día.
¿Cómo funciona OFIBUS?
El enfoque que vamos a seguir en el programa es exactamente el mismo que hacemos de forma manual diariamente: nos basaremos en el expediente (también llamado orden de servicio o parte, según cada empresa y lugar), que ya no será papel, sino pantallas de ordenador. Es decir, cada empleado de ventas o administrativo va a tener en su puesto de trabajo un terminal (para un aprovechamiento óptimo), en el que registrará directamente todos los datos del expediente. Estos conformarán una gran base de datos, que se podrá utilizar desde cualquier departamento.
La dificultad a superar con el programa estriba en que el expediente está compuesto de un número indefinido de servicios, conductores y autocares y que además requieren distintos formatos de datos. Por ejemplo, un servicio puede ser Fijo, Discrecional, de Línea Regular o Movimiento en Vacío... puede ser para un cliente directo, para una Agencia o agregado a otra empresa... con distintas clases de autobuses, distintos horarios, etc.
Resumiendo, OFIBUS nos permite, basado en una serie de ficheros informáticos, presupuestar, vender mediante la confección y registro de expedientes, efectuar las reservas correspondientes y preparar el montaje de los Servicios, emitir los contratos, poner los fax o e-mail, facturar a los Clientes, cobrar total o parcialmente llevando el cuadre y arqueo de Caja, chequear las facturas de los Proveedores, pagarles mediante talón emitido por el ordenador junto con su carta de liquidación, calcular las comisiones de vendedores y colaboradores, etc..., contabilizando tanto ingresos, gastos, pagos y cobros automáticamente, es decir, los datos que se introducen en la pantalla del ordenador no necesitan nunca repetirse.
Además de todo este trabajo diario, OFIBUS permite un detallado análisis de la producción mediante informes comerciales de la actividad de Clientes, Vendedores, Autocares, Conductores, etc., con Estadísticas comparativas de los Presupuestos de Ventas por Productos y Mercados y respecto a ejercicios anteriores, calculando márgenes obtenidos.
Intentamos que el presente manual sea lo más claro y explicativo posible, pero si encuentra cualquier duda nos tiene a su completa disposición vía e-mail, fax o teléfono. La asistencia es gratuita durante los seis primeros meses tras la compra del programa y posteriormente, vía Contrato de Mantenimiento.
Agradecemos asimismo cualquier sugerencia o mejora en el funcionamiento de nuestros programas.