Una vez hayamos hecho la importación del fichero de facturas estaremos en disposición de ejecutar la recepción automática de facturas, para ello pulsaremos sobre esta opción y nos aparecerá lo siguiente:
Lo primero que tendremos que hacer será introducir el código de proveedor e indicar el intervalo de fechas de las facturas a recepcionar, una vez tengamos esto pulsaremos en Cargar Reservas a Recepcionar y nos aparecerán en pantalla los datos indicados, a la izquierda y sobre fondo blanco figura la información introducida en OfiViaje y a la derecha sobre fondo color salmon aparece la información del fichero de facturas.
Los datos se enlazan por el localizador de la reserva (se da por entendido pues que todas las reservas deberán estar confirmadas), por tanto habremos de tener especial cuidado en no confundirnos al introducir este campo. Por cada línea podemos observar el importe neto que tenemos en OfiViaje y el que el proveedor nos manda en la factura, si los datos están correctos (ambos importes coinciden) daremos el visto bueno a esa línea de factura haciendo doble click sobre la misma o pulsando F5 (en este caso si el importe de OfiViaje no coincide con el de la factura, se asumirán como válidos los datos del fichero de facturas), también tenemos las siguientes opciones de operación:
| • | Dar visto bueno a todas las reservas que coincidan con su factura: Se dará el OK a todas aquellas líneas en las que coincidan los importes de OfiViaje con los del fichero de facturas. |
| • | Asumir Coste Facturas Proveedor en todas las reservas: Para todas las líneas se asumirán los importes del fichero de facturas que nos ha enviado el proveedor. |
| • | Eliminar Facturas Seleccionadas: Borrará las facturas que hayamos seleccionado. |
| • | Imprimir lista activa: Imprime los datos seleccionados. |
| • | Ocultar Reservas sin Facturas Proveedor: Ocultará las líneas con información en OfiViaje pero que no tienen correspondencia con los datos del fichero de facturas del proveedor. |
| • | Si pulsamos sobre la pestaña de Resto Facturas Capturadas podremos ver las facturas del fichero que hemos cargado que no tienen correspondencia con ningún dato en OfiViaje. |
| • | Además en la parte inferior de la pantalla podemos ver otros datos de interés de la reserva como pueden ser la comisión, el bruto, la descripción, el % de IVA, el cliente, el concepto de la venta, etc. |
Cuando ya hayamos dado el visto bueno a las líneas de facturas deseadas, pulsaremos sobre Recepcionar Facturas y nos aparecerá el siguiente mensaje:
| • | Pulsando SI el programa creará los vencimientos de forma automática extrayendo los datos necesarios de la ficha del proveedor. |
| • | Si pulsamos NO deberemos introducir los datos manualmente en la siguiente ventana que se nos abrirá: |
Cuando hayamos indicado los datos deseados para los vencimientos a generar, pulsaremos de nuevo en Recepcionar Facturas y el programa nos preguntará si queremos generar las facturas de comisiones asociadas:
Si le indicamos que "Sí" nos pedirá un concepto para las mismas:
Podremos indicar también que aparezca en número de la factura de proveedor asociada (ver texto de la imagen superior), una vez escrito el texto pulsaremos OK.
Se generarán las facturas de comisiones y los servicios quedarán marcados como recepcionados con los datos correctos en sus respectivos expedientes.
Finalmente se nos ofrecerá la opción de sacar un listado con las facturas recepcionadas.