Si tenemos clientes a los que cobramos con tarjeta de American Express OfiViaje nos permite generar automáticamente los ficheros con la información que American Express nos solicita de las facturas emitidas durante un periodo determinado. Para ello pulsaremos sobre esta opción y nos aparecerá lo siguiente:
En esta pantalla y en rojo nos aparece la información relativa a los requisitos que se han de cumplir en OfiViaje para que esta opción funcione correctamente, en primer lugar lo que habremos de hacer es crear una forma de cobro especial (desde Ficheros - Formas de Pago), sólo para los clientes con tarjeta de American Express, cuando tengamos un expediente que queramos cobrar con tarjeta de American Express utilizaremos esta forma de cobro, también lo indicaremos en la forma de cobro de la factura que generemos (Ojo, las facturas deberán generarse desde el expediente, NUNCA desde facturación directa, ya que estas últimas no se incluirán aquí). Si aplicamos descuentos o gastos de gestión esto lo haremos desde el campo Ajuste del servicio, nunca desde la pestaña de Expediente, ya que si lo hacemos así no se incluirán en el fichero. Se recomienda asociar sólo un billete (de avión o de tren) a los servicios, es decir, si tenemos varios billetes se recomienda crear servicios independientes para cada billete.
Teniendo en cuenta lo anterior y antes de realizar el primer envío deberemos configurar los parámetros de esta pantalla, los campos que aparecen sombreados en gris son datos que American Express nos debe proporcionar, los campos en amarillo "chillón" son automáticos (no tocar), los de amarillo más tenue habremos de cumplimentarlos según la información que tengamos en OfiViaje, en la columna de Datos necesarios Generales del envío indicaremos la forma de pago que hemos creado para clientes de pago con esta tarjeta y la ruta en la que se generarán los ficheros de envío (si la ruta indicada no existe el programa nos avisará y nos dará la opción de crearla automáticamente en ese momento). En la parte derecha habremos de indicar los Datos de Clientes de American Express, es decir, introducir los códigos de los clientes que cobramos con tarjeta de American Express y su número de tarjeta (dato proporcionado por American). Finalmente habremos de configurar los Datos necesarios por Oficina para el envío, aquí indicaremos nuestro número de Oficina (el nombre, localidad y código IATA se cargan automáticamente si lo tenemos configurado correctamente en Configuración - Parámetros, sino podremos introducirlos aquí) y el Número SE que nos proporcionará American.
Nota: Para escribir en los campos haremos click con el ratón en el campo deseado y pulsaremos Intro, en ese momento podremos podremos editar dicho campo.
Una vez tengamos todo configurado pulsaremos en Grabar Parámetros actuales para salvar la configuración actual y no tener que introducir todos estos datos cada vez que hagamos un envío, si falta algún dato el programa nos avisará.
Tras haber salvado la configuración estaremos en disposición de poder generar envíos, para ello indicaremos en la parte superior izquierda de la pantalla el intervalo de fechas de las facturas a incluir en el envío, podremos modificar también la Fecha de Envío (por defecto aparece la del día de hoy) y pulsaremos sobre el botón Generar Ficheros American Express. Cuando acabe el programa nos mostrará un mensaje indicándonos que la operación ha concluido con éxito:
Si vamos al directorio correspondiente observaremos los ficheros generados por OfiViaje que serán los que enviemos a American Express:
Desde la ventana principal de Exportación también podremos ver los envíos que hayamos hecho pulsando sobre el botón Ver Envíos Realizados, al pulsar se nos abrirá la siguiente ventana donde se nos muestra una lista de los envíos realizados con sus fechas de envío y el intervalo de fechas de factura que contienen:
Pulsaremos Salir para volver a la pantalla anterior.
Finalmente para Salir de la pantalla de Exportación de Ficheros pulsaremos Salir.