Contactos

En un contacto vamos a guardar cualquier comunicación que tengamos con el cliente ya sea telefónica, por correo electrónico, en una feria o cualquier otra clase de medio de comunicación, normalmente los creamos desde la propia ficha del cliente y desde aquí se visualizan seleccionando los contactos por múltiples criterios. Lo primero que aparece es la siguiente pantalla para aplicar los criterios de búsqueda:

Una vez que marquemos el filtro deseado pulsaremos el botón de cargar y mostrará los contactos que cumplan el filtro indicado, permitiendo realizar con cada uno de ellos las opciones de modificación , consulta y borrado .

Una vez cargada la lista de contactos también podemos indicar que solo muestre los contactos "Realizados", "No Realizados" o "Todos".

Con el icono Cambiar, OfiCRM nos permite, para los contactos que tengamos seleccionados, hacer un cambio de fechas masivo. Para poder seleccionar un contacto hay que hacer click sobre el mismo teniendo la tecla <Ctrl> pulsada.

Con el icono histórico, accedemos a un histórico de las modificaciones realizadas sobre la ficha del contacto seleccionado. Consultar la sección de Partes comunes - Opción Histórico.

Desde aquí también podemos añadir nuevos contactos para cualquier cliente, veamos como añadir un nuevo contacto. Esta operativa será igual para cualquier alta de contactos, sea desde esta pantalla o cualquier otra:

En la sección de datos del cliente recogemos el cliente con el que realizamos el contacto, indicando la "persona de contacto" que la podemos buscar dentro de las personas de la empresa con los . El campo "Duración" lo completaremos indicando cuantos minutos requiere y OfiCRM calculará automáticamente las horas y minutos de la duración.

En la sección datos del contacto indicamos con que Tipo de Contacto ( Email, Visita, Otros, Fax, Demo, Feria, Web, Correo ) marcamos si el contacto lo realizamos nosotros o lo realizan ellos. En "notas" registramos el motivo del contacto. También disponemos de la pestaña Archivos, en esta pestaña haciendo clic derecho nos dará la opción de añadir un archivo o correo electrónico mediante la opción , para más información sobre como añadir archivos, consulte la sección Alta de fichas relacionadas con el cliente.

En "Acciones a tomar" pulsando en añadimos las acciones a tomar según el contacto realizado. Si no encontramos la acción a tomar adecuada podemos crear nuevas acciones si pulsamos en o escribirlas manualmente.

En "Productos de su Interés" podemos agregar los productos por los que el cliente a mostrado interés en este contacto o eliminar algunos de los que aparecen.

En "Datos del próximo contacto" indicamos en caso necesario la fecha del próximo contacto, lo que hará que cuando acepte este contacto se abra automáticamente otro contacto para completar los datos del mismo. Si por el contrario el contacto que estamos dando de alta no genera ningún otro solo indicaremos en "Datos de Final de Contacto" la "fecha de cierre" y el "resultado" del contacto. Importante resaltar, que si no indicamos "Resultado" y "Fecha de Cierre", el contacto seguirá sin realizarse, quedando abierto. Veamos a continuación los distintos valores que puede tomar el campo Resultado:

La sección de "campos parametrizables del contacto" aparecerá siempre que en los Parámetros de OfiCRM exista algún campo parametrizable para los contactos. Consultar la sección Configuración - Parámetros.

Para finalizar el alta del contacto pulsaremos en el botón aceptar o si finalmente no lo queremos dar de alta pulsaremos en el botón cancelar .

La sección de información de contactos es muy útil ya que aparecen los contactos anteriores y posteriores en relación a la fecha del contacto que estamos creando nuevo. Podemos ver las notas que se hicieron sobre el contacto en "Motivo del contacto seleccionado" y que acciones se llevaron a cabo en "Acciones a tomar del cont. selecc.". Si hacemos clic y seleccionamos alguno de estos contactos tenemos la posibilidad de modificarlo o consultarlo .

En la sección de presupuestos del cliente al igual que con los contactos que aparecen en información de contactos, si hacemos clic y seleccionamos uno de ellos nos da la posibilidad de modificarlo o consultarlo .

También desde esta ventana podemos dar de alta un nuevo presupuesto con el icono o una nueva oportunidad con el icono .

También existe la posibilidad de asumir información de un correo (solo si el tipo de contacto es Email) para lo cual habrá que indicar el correo de que queremos asumir la información. Nos preguntará si queremos adjuntar el email al contacto y si deseamos asociar el archivo al cliente guardandose entonces la información del correo

Esta información podemos acceder a ella o borrarla desde los siguientes iconos