Registro Digital

El registro digital es utilizado para pasar a soporte magnético los balances y otros documentos que son depositados a final de año en el Registro Mercantil en forma de libros. Con este sistema evitaremos el engorro de los libros y la impresión de estos.

Esta utilidad está disponible en OfiConta desde la Versión 8.1.7. y su intención es la de generar el depósito de libros anuales en el Registro Mercantil en formato digital. El depósito se puede hacer en formato Normal o Abreviado.

Para la presentación de dicho Depósito es fundamental que el usuario tenga instalado en su sistema los programas D2 y Legalia (Adhoc), que recomienda el Registro Mercantil para la comprobación y legalización del Depósito. Dichos programas se pueden obtener descargándolos de la pagina www.registradores.org, o bien solicitándolos por e-mail a Ofimática Jaén a la dirección oficonta@ofi.es o bien pida información al respecto en el Registro Mercantil de su provincia.

El Depósito generado por OfiConta consta de los siguientes libros, siendo opcionales todos ellos y que serán seleccionados a criterio del usuario:

Junto con dichos libros, que se presentarán preferiblemente en CD, ya que su volumen no nos permitiría hacerlo en un solo disco, hay que adjuntar el documento de Certificación de las Firmas Digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita.Dicho documento se hará con el programa Legalia.

Y junto a dicho disquete se deberá presentar la certificación de la firma digital que genera el programa D2.

En cuanto a los ficheros anteriormente indicados, los ficheros de ACCIONES.ASC, ACCIONES.TXT, CERTIF.ASC, GESTION.TXT, INSTANCIA.ASC y MEMORIA.TXT no son obligatorios y no los genera OfiConta, aunque sí se incluyen en el disco en cualquier caso (en blanco). En caso de que usted estuviera obligado a presentar alguno de ellos deberá rellenar la información que se le requiera en el programa D2 que se encarga de ello.

Una vez tenga dicha información tendrá el Depósito listo para presentarlo en el Registro Mercantil.

A continuación veamos los pasos a seguir para conseguir toda la información anteriormente indicada.

El programa OfiConta consta de una opción de menú en, General, Registro Mercantil. Esta opción será el último paso que debemos llevar a cabo para generar el Depósito. Antes debemos generar los ficheros para el Registro Digital. Para ello iremos realizando cada uno de las siguientes pasos, saltando los correspondientes a aquellos libros que no vayamos a presentar:

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Antes de Regularizar, debe crear el fichero de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Para ello, en el menú Analítica, seleccione la opción Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Una vez en dicha pantalla seleccione el tipo de cuenta, Normal o Abreviada, que será del mismo tipo que el Balance de Situación y que el tipo del Depósito a generar. Seleccione el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Al marcar este cuadro de verificación deberá aparecer como modelo “Cuenta de Pérdidas y Ganancias Normal/Abreviada RD.pg”, que está confeccionado con arreglo a las exigencias del Registro Mercantil en cuanto a la presentación del Depósito de Cuentas Anuales en soporte informático. La modificación o no inclusión de este modelo para la creación de la cuenta de Pérdidas y Ganancias puede ocasionar que la información generada en el proceso no sea válida para la Legalización del Depósito y provocar errores en el proceso. Esta opción generará los ficheros PER_GAN_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar) y los ficheros internos CPGN.OFI o CPGA.OFI (según sea normal o abreviada necesarios para generar el fichero DATOS.ASC), y además sacará la Cuenta de Pérdidas y Ganancias por pantalla. También es necesario generar el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, desde la opción del menú Analítica.

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En el menú General, opción Balance de Situación, y una vez introducidos los datos requeridos, indique el tipo de balance, Normal o Abreviado que deberá coincidir con el tipo que eligió en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y que deberá coincidir a su vez con el tipo de Registro a legalizar. Marque a continuación el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Al macar este cuadro de verificación aparecerá como modelo “Balance de Situación Normal/Abreviado RD.sit”, que está confeccionado con arreglo a las exigencias del Registro Mercantil en cuanto a la presentación del Depósito de Cuentas Anuales en soporte informático. La modificación o no inclusión de este modelo para la creación del Balance de Situación puede ocasionar que la información generada no sea válida para la Legalización de Depósito y provocar errores en el proceso. Esta opción generará el fichero BALANCES_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar) y los ficheros internos BSN.OFI o BSA.OFI (según sea Normal o Abreviado necesarios para generar el fichero DATOS.ASC), y además lanzará en pantalla el Balance de Situación.

•	A continuación en el menú General, opción Balance de Comprobación, y una vez introducidos los datos requeridos, marque el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Esta opción generará el fichero BAL_SUMS_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar).

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En el menú General, opción Extracto, puede generar el Libro de Mayor. Para ello debe seleccionar la opción de Impresora y una vez introducidos lo datos requeridos marcar el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”; esta opción generará el fichero MAYOR_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar).

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Para generar el Libro de Diario: Entrar en menú General, opción Listado de Diario, igual que si fuésemos a listar el Libro de Diario Oficial. Una vez estemos en esta pantalla deberá seleccionar el tipo de diario Resumido y una vez introducidos los datos requeridos, marcar el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Esta opción generará el fichero DIARIO_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar).

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Para generar el Libro de Facturas Emitidas, en el menú Fiscal, Listado de Libros Oficiales, seleccione la opción Ingresos y una vez introducidos los datos requeridos, marque el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Esta opción generará el fichero FAC_EMIT_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar).

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Para generar el Libro de Facturas Recibidas, en el menú Fiscal, Listado de Libros Oficiales, selecciones la opción Pagos, y una vez introducidos los datos requeridos, marque el cuadro de verificación “Generar Ficheros para Registro Digital”. Esta opción generará el fichero FAC_RECI_NNN.XLS (donde NNN es el número de orden de libro a presentar)

Todos estos ficheros se guardarán temporalmente en la carpeta del servidor \OfiContaW\RegistroDigital\EEEAAAA, donde EEE es el número de empresa en la que está generando el Depósito y AAAA el año del ejercicio. Así pues si la empresa fuese la 001 y el ejercicio el año 2006 la carpeta sería \OfiContaW\RegistroDigital\0012006.

Una vez realizados estos pasos entraremos en la opción Registro Mercantil que se encuentra en el menú General. Nos aparecerá la pantalla para la Generación del Depósito.

Indicamos el tipo de Depósito que vamos a generar, si es Normal o Abreviado. Marcamos los libros que queremos presentar y pulsamos en el botón Datos de Identificación, lo cual nos lleva a la pantalla de introducción de datos de identificación.

Si previamente habíamos introducido datos el programa nos lo avisa por si queremos volver a verlos en pantalla o si por lo contrario queremos comenzar de nuevo. Una vez en la pantalla debemos rellenar el máximo de datos posibles ya que los datos que no introduzcamos en esta pantalla los deberemos de introducir en los programas D2 y Legalia. El programa da la opción de cargar desde el fichero de Parámetros de empresa de OfiConta los datos oportunos. El resto se deberá de introducir manualmente. Una vez introducidos los datos de identificación pulse en aceptar para grabar el fichero. Esto le devolverá a la pantalla principal de registro mercantil digital. A continuación pulse en el botón Comprobar, que validará la estructura del depósito a presentar y que mostrará un mensaje con lo que está correcto o no. En caso de que todo sea correcto, se habilitará el botón “Generar Registro Digital”. Pulsando en el botón Generar Registro Digital se generarán los ficheros necesarios para exportar a los programas D2 y Legalia. Por último se pulsará el botón “Exportar estructura de ficheros para plantillas de Registros”, para lo cual debe haber instalado los programas D2 y Legalia. Esta exportación se realizará en las rutas de exportación inferiores. Dentro de esas rutas se crearán las carpetas EEEAAAA.AP (si es un depósito Abreviado) o EEEAAAA.NP (si es un depósito Normal) para el programa D2 y EEEAAAA.AP (si es un depósito Abreviado) y EEEAAAA.NP ( si es un depósito Normal) para el programa Legalia. En todos los casos EEE se corresponde con el número de empresa en la que estamos generando el depósito y AAAA con el año de ejercicio a presentar.

En este punto finaliza la participación de OfiConta en la generación del Depósito de Cuentas Anuales.

A continuación se describirá los pasos a seguir en los programas D2 y Legalia:

Primero habrá que utilizar el programa D2, aunque el orden no es transcendente, es decir podemos comenzar por donde queramos.

Hacer clic en Inicio, Programas, Depósito Digital, para entrar en el programa D2 (Depósito Digital). Hacer clic en el formulario de presentación. Una vez dentro del programa en el menú Formulario seleccionar la opción Abrir. Aparecerá un cuadro de diálogo para abrir un formulario de los que hemos exportado previamente desde OfiConta. Marcar la plantilla deseada y pulsar en el botón Seleccionar. De esta forma se cargará en pantalla los datos exportados desde OfiConta. Habrá que introducir una serie de datos manualmente en este programa y son los siguientes:

Código CNAE: Introducir el código CNAE correspondiente a la actividad económica de su empresa.

Una vez introducidos estos datos, en el menú Formulario, seleccionar Comprobar Reglas, de esta forma el programa D2 comprobará la coherencia de los datos del depósito a presentar, de lo que debe resultar que no haya ningún error Primario, ya que si no, no se podría generar el depósito. En cuanto a los errores implícitos deberá comprobar la regla que los genera y corregirlos si procede.

A continuación en el menú Formulario, seleccionar la opción Firma/Disquete, de esta forma se presentará la pantalla de errores por si quedara alguno pendiente y si no hay errores graves se habilitará el botón Generar Firma. Haciendo clic en dicho botón imprimiremos el Certificado de Firma Digital y el Disquete con los ficheros adjuntos.

Este es el programa de Legalización de Libros. Para entrar haremos clic en Inicio, Programas, Legalia. Una vez en el programa, en el menú Formulario, seleccionar la opción Abrir. Nos presentará un cuadro de diálogo con las plantillas que hayamos generado desde OfiConta. Seleccionar la plantilla deseada y pulsar en el botón Seleccionar.

Una vez tengamos la pantalla de Identificación, en el menú Formulario seleccionar la opción Comprobar Reglas. Esta opción nos comprobará si falta información y la coherencia de los libros a legalizar. Si todo es correcto y no hay errores primarios.

En el menú Formulario, seleccionar la opción Firma/Disquete, lo cual imprimirá la Certificación de las firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita e indicará la ruta en la que se emplazarán los archivos para generar un CD con los mismos. Esta ruta se corresponde con la ruta de exportación de las plantillas de Registro generadas por OfiConta.