Desde aquí crearemos las plantillas de los ficheros de facturas para poder recepcionar automáticamente.
Para crear la plantilla en primer lugar necesitaremos el fichero con las facturas del proveedor, este fichero habrá de estar en formato Excel, CVS o en Texto Plano, si está en cualquier otro formato no podremos usar esta opción, tendríamos que hablar con el proveedor para que nos proporcionase dicho fichero en uno de los tres formatos antes mencionados. Una vez tengamos el fichero, éste deberá tener como mínimo los campos de número de factura, fecha de factura, localizador (será el campo mediante el cual enlacemos los datos de OfiViaje con los del fichero), el neto a pagar al proveedor y finalmente el porcentaje de Iva de la comisión. Estos datos son imprescindibles y no puede faltar ninguno de ellos para ejecutar esta opción, si hay más información la podemos adjuntar pero no es indispensable.
Así mismo las reservas tendrán que estar confirmadas desde OfiViaje y con un número de localizador, ya que este será el que enlace los datos del programa con los del fichero.
Tras esta introducción vamos a ver la pantalla que nos aparece al pulsar sobre esta opción:
En primer lugar habremos de indicar el proveedor del que se trata y el formato del fichero en el que tenemos los datos, una vez hecho esto pulsaremos en Cargar Plantilla, el programa nos preguntará si deseamos crear la definición de importación seleccionada, le diremos que sí y a continuación indicaremos la ruta donde tenemos el fichero, para ello pulsaremos en Localizar Fichero y se nos abrirá una ventana nueva para buscar dicho fichero en nuestro equipo. Cuando lo tengamos localizado pasaremos a la Definición de columnas, en esta parte deberemos indicar con que valores del fichero de datos se corresponden los valores de OfiViaje. Como podemos ver en la imagen, para el campo Número Factura en OfiViaje vamos a seleccionar el campo NumFactura del fichero que hemos importado (al pulsar sobre el desplegable de la casilla correspondiente en la columna Origen, nos aparecen los distintos campos que contiene el fichero para que seleccionemos el adecuado en cada caso). Como podemos observar, las cinco primeras filas están resaltadas en negrita y se corresponden con los datos de Número de Factura, Fecha, Localizador, Neto y Porc. IVA/IGIC, esto indica que estos datos son indispensables, el resto son opcionales.
En la siguiente imagen observamos como ya hemos configurado la definición de columnas:
Una vez hemos indicado los valores para la columna Origen, deberemos indicar los tipos de los datos, para ello tenemos tres opciones, texto, número o fecha. En el caso de ser numérico habremos de indicar el número de decimales que tiene (ver imagen) y en el caso de la fecha indicaremos el formato de la misma.
Una vez hayamos configurado todo pulsaremos sobre Guardar Plantilla y posteriormente saldremos de esta ventana (observese que también podremos borrar una plantilla o visualizar los datos que contiene el fichero que hemos cargado).