Introducción

Gracias por haber elegido el programa OfiViaje como herramienta para la mecanización de su Agencia. Para comenzar queremos darle unas pinceladas de lo que va a conseguir con la aplicación práctica diaria de este programa.

La actividad de una Agencia de Viajes consiste en la intermediación entre el Cliente final (usuario) y el Proveedor del servicio (RENFE, hotel, ...). Por lo tanto la característica principal es que todos sus ingresos están basados en comisiones de las ventas ya realizadas, es decir, no almacenan productos para vender, sino que compran lo que ya han vendido. Sólo hay algunas matizaciones que veremos más adelante, como es el caso de comprometerse a comprar (almacenar) habitaciones o apartamentos para fechas claves (verano, puentes, etc) sin haber efectuado la venta.

La Agencia está dividida en sólo dos Departamentos, Ventas y Administración, a los que por conveniencia (y visión de futuro) le añadiremos un tercero: Marketing. Sus funciones básicas son:

VENTAS:

ADMINISTRACIÓN:

MARKETING:

El documento de trabajo básico en una Agencia de Viajes es el Expediente.

En él se van a tomar nota, por un lado, de los datos del cliente y sus necesidades de servicio y, por el otro, de los proveedores a los que hemos efectuado las reservas, sus precios, comisiones, etc. Se irán guardando en el expediente cuantos datos sean de interés (localizadores, personas de contacto, etc ...), así como resguardos de las entregas a cuenta cobradas.

Una vez conformado el servicio, se emitirán los bonos de los servicios que lo necesiten y se pasará el expediente a Administración, para que lo contabilice, archive y pueda chequear los costos cuando se reciban las facturas del proveedor.

En estas breves líneas hemos intentado resumir la actividad de una Agencia de Viajes Minorista. Una palabra podría resumir todo este ajetreo: burocracia. Demasiado papeleo. Mucho más que en cualquier otro tipo de negocio. Para ayudar a controlar y facilitar la labor cotidiana de todo el personal de la Agencia es para lo que se ha ideado la solución informática OfiViaje.

¿Cómo funciona OfiViaje?

El enfoque que vamos a seguir en el programa es exactamente el mismo que hacemos manualmente: nos basaremos en el expediente, que ya no será papel, sino pantallas de ordenador. Es decir, cada persona de ventas va a tener en su puesto de trabajo un terminal (para un aprovechamiento óptimo), en el que registrará directamente todos los datos del expediente. Estos conformarán una gran base de datos, que se podrá utilizar desde cualquier departamento.

La dificultad a superar con el programa estriba en que el expediente está compuesto de un número indefinido de clientes y de servicios, y que además estos requieren distintos formatos de datos. Por ejemplo, un cliente puede demandar un circuito a Marruecos para 2 personas, mientras que otro puede demandar billetes de avión, hoteles y restaurantes con visitas y guía para un grupo de “n” personas. No se necesitan los mismos datos para reservar un hotel, que un billete de RENFE, o una entrada a un Museo.

En OfiViaje los gestionaremos con el número de expediente y el nombre del primer cliente, para poder localizarlo y reproducirlo en cualquier momento. Incluso podremos localizar un expediente por parte del nombre de cualquier pasajero.

Resumiendo, OfiViaje nos permite, basado en una serie de ficheros informáticos, vender mediante la confección y registro de expedientes, efectuar sus reservas correspondientes y capturarlas directamente de la web de los proveedores, emitir los bonos, facturar a los Clientes, cobrar total o parcialmente llevando el cuadre y arqueo de Caja, chequear las facturas de los Proveedores, pagarles mediante talón emitido por el ordenador junto con su carta de liquidación, calcular las comisiones de vendedores y colaboradores, hacer liquidaciones automáticas de proveedores, etc..., contabilizando tanto ingresos, gastos, pagos y cobros automáticamente, es decir, los datos que se introducen en la pantalla del ordenador no necesitan nunca repetirse.

Además de todo este trabajo diario, OfiViaje permite un detallado análisis de la producción mediante informes comerciales de la actividad de Clientes, Vendedores y Proveedores y con valiosas Estadísticas comparativas de los Presupuestos de Ventas por Productos y respecto a ejercicios anteriores, calculando márgenes obtenidos por clases de productos y mercados.

Intentamos que el presente manual sea lo más claro y explicativo posible, pero si encuentra cualquier duda nos tiene a su completa disposición vía e-mail, fax o teléfono. La asistencia es gratuita durante los seis primeros meses tras la compra del programa y posteriormente, vía Contrato de Mantenimiento.

Del mismo modo, agradecemos cualquier sugerencia o mejora en el funcionamiento de nuestros programas.