Tan importante como el trabajo son las copias de seguridad, que son la garantía del mantenimiento y continuidad del trabajo ante cualquier tipo de catástrofe que se pudiera presentar. Es importante tener una regularidad en la realización de estas copias, ya que de poco sirve tener una copia de seguridad con varias semanas de antigüedad.
El programa permite la realización de copias sin necesidad de parar el trabajo de los usuarios. Es conveniente tener además un sistema secundario que traslade esos datos a un lugar seguro, en vez de dejar la copia en los equipos de la oficina.
Debido a la posibilidad de tener las bases de datos con el motor de Access o de MS-SQL, las copias de seguridad varían.
COPIA DE SEGURIDAD PARA BASES DE DATOS SQL
El primer paso en la copia de seguridad consiste en definir esta. Se pueden tener varias definiciones de copia de seguridad y seleccionar una u otra en función de los criterios de ese momento.
Para definir la copia, se ha de pulsar en Definiciones de Copias y a continuación en el botón Crear de la pantalla de definición de las copias. Esto habilitará la zona de definición de copias, donde habrá que indicar como se generará la copia.
A la copia se de dará un nombre descriptivo que la identifique entre las distintas definiciones de copia que se tengan, se le indicará una carpeta de destino donde se guardará la copia de seguridad. Dicha carpeta debe existir y ser accesible desde el ordenador servidor de bases de datos. Aparte de esto, se puede poner unas observaciones que describa con más detalle la copia e indicar si las copias se realizan en el directorio destino o en subdirectorios según día de la semana o que el día sea par o impar.
A continuación ha de indicarse que empresas se van a guardar en la copia, seleccionándolas de la lista inferior. Seleccionando una base de datos del programa de gestión, se selecciona, por defecto, su empresa contable asociada. Una vez definida la copia se pulsa el botón Aceptar para guardar la definición.
En la modificación de la definición, el proceso es el mismo, teniendo que haber seleccionado alguna definición previamente.
Para realizar la copia, se seleccionará esta de la lista de copias definidas, con lo que aparecerá en la lista de bases de datos solamente aquellas que se han indicado en la definición. Al pulsar el botón Realizar Copia, comenzará el proceso de copia, notificando si se ha producido correctamente o si por el contrario se ha producido algún tipo de error.
COPIA DE SEGURIDAD PARA BASES DE DATOS ACCESS
Cuando la copia de seguridad es de bases de datos de Access, no es necesario definir la copia, el programa automáticamente incluye en la copia la base de datos de gestión y su empresa de tesorería asociada.
En la pestaña Copia de Seguridad, se ha de indicar la unidad y la carpeta, dentro de esa unidad, donde se guardará la copia de seguridad. Esta ruta aparece en Directorio Seleccionado. Al pulsar en el botón Aceptar, se crea un fichero con la siguiente estructura de nombre SegXxxxOooo.ZIP, donde:
SegX indica que es una copia de seguridad del programa del programa de gestión donde la X identifica el programa de gestión que es.
xxx es el número de empresa de gestión.
ooo es el número de la empresa de tesorería asociada a la empresa de gestión.
Este fichero generado contiene toda la información imprescindible del programa para continuar el trabajo si es necesario recuperar la copia de seguridad.
El proceso de restauración se hace desde la pestaña de Restaurar.
Aquí se ha de indicar la unidad y carpeta donde se encuentra la copia de seguridad, apareciendo todos los ficheros de copia de seguridad en la lista Archivos. Pulsando 2 veces sobre el archivo, abajo indica la fecha en que se generó y el número de empresa de gestión y su empresa asociada de tesorería. Si se pulsa Aceptar, el programa comprueba si la empresa a restaurar existe, en cuyo caso avisa, y sugiere restaurarla con el número de empresa indicado en Copias por Fichero, que es el primer número de empresa libre. Si se le indica que no, restaura la empresa con el mismo número con que se creó, sustituyendo los datos existentes de dicha empresa por los que tenga la copia de seguridad. En caso de aceptar restaurarla con otro número, crea una nueva empresa con ese número.