La gestión de fichas de seguridad, permite llevar a aquellos usuarios que estén obligados por ley, un control de los documentos de seguridad que se entregan a los clientes que compran determinados productos peligrosos.
Cuando un usuario hace un albarán o factura directa de venta, si se incluye un artículo sujeto a éste control, OfiGes te ofrecerá la posibilidad de enviar la ficha de seguridad por correo electrónico al cliente, o imprimirla en el mismo momento para que se la lleve junto con el albarán.
Si esta ficha de seguridad cambiase de versión, OfiGes te ofrece la posibilidad de volver a reenviar por correo electrónico esta ficha modificada, a todos los clientes que hayan comprado el producto en el último año.
OfiGes también muestra un listado de todos los clientes que han recibido fichas de seguridad a lo largo de la historia.
El proceso para activar y utilizar la gestión de fichas de seguridad es el siguiente:
| • | Activamos la gestión de fichas de seguridad, dentro de parámetros. Para ello el usuario debe de haber contratado este módulo. |
| • | En la ficha del artículo, dentro de datos comerciales, introducimos la ficha del artículo, y su fecha de versión. |
El icono del correo electrónico sirve para hacer un envío masivo a los clientes que hayan comprado el producto en el último año, si cambiase la fecha de la ficha de seguridad.
| • | En la ficha del cliente debe figurar la cuenta de correo electrónico, si queremos enviar las fichas de seguridad por correo electrónico. |
| • | La ventana que aparece cuando hacemos un albarán o factura directa, y alguno de los artículos lleva ficha de seguridad es la siguiente: |
En esta ventana podemos seleccionar si enviamos las fichas de seguridad seleccionadas por medio del correo electrónico, o bien, las imprimimos directamente para el cliente, cuando pulsemos el botón Aceptar Envío.
| • | Por último, a la hora de imprimir el albarán del cliente, podemos utilizar un formato de albarán especial para fichas de seguridad, que podemos seleccionar en la ventana de impresión. |
| • | El resultado de la impresión la vemos en la imagen siguiente, donde aparecerá en la línea del artículo un símbolo de carpeta si la ficha de seguridad se ha imprimido para el cliente. Aparecerá un símbolo de correo electrónico, si la ficha de seguridad se ha enviado por correo electrónico al cliente. En la parte inferior del albarán, hay un hueco para que el cliente firme la recepción de la ficha de seguridad. |
| • | Si queremos sacar un listado de los clientes que han recibido la ficha de seguridad, debemos ir a la opción Informes / Artículos / Informe de entrega de fichas de seguridad. Nos aparecerá una ventana como la siguiente, donde podemos filtrar por cliente, artículo y fechas de entrega. |
El resultado del informe es como vemos en la imagen siguiente.
