Desde esta opción se introduce la información necesaria para la generación de la Memoria Anual.
No todos los datos necesarios son generados automáticamente, pues hay datos que son imposibles de sacar de Contabilidad (p.e., empleados administrativos que se han ido) y otros que hubiéramos tenido que complicar mucho la entrada de apuntes y su manejo sólo para elaborar esta Memoria.
Con todo, el programa actualiza todos los apartados que puede y nos da un guión de qué necesitamos para la elaboración completa de la Memoria, permitiéndonos introducir, quitar o modificar manualmente la información.
La primera operación a realizar, antes de generar la Memoria, es un borrado de datos (Memoria anual -> Confección de la memoria -> Borrado de datos) para no mezclar los datos de este ejercicio con el anterior.
Una vez borrados los datos, debemos hacer la Generación Automática de Datos (Memoria anual -> Ficheros -> Generación automática de datos), para recoger la información contenida en la Contabilidad. Este proceso debemos llevarlo a cabo antes de efectuar el Cierre Anual y después de haber hecho la Regularización.
Con los datos generados y, ya en cualquier momento posterior (antes del 30 de Abril), se procederá a revisar los distintos ficheros contenidos en la Memoria a fin de completarlos.
Cuando estemos de acuerdo con su contenido pasaremos a la generación, edición e impresión de la misma. A continuación explicaremos brevemente el uso de cada uno de los apartados de la Memoria, sin entrar en su función o recomendaciones, pues eso es labor de su Asesor Fiscal.
Los apartados de la memoria son los siguientes:
Principios Contables
Introduzca el código (numérico) y el nombre del Principio Contable y si está activo o no, es decir, si queremos que salga impreso en la Memoria o no.
Capital Social
Introduzca la clase de movimiento:
A = Ampliación
B = Reducción
C = Compra
V = Venta
Introduzca, además, la fecha, número de apunte, cuenta auxiliar, nombre del socio, cantidad, importe nominal, prima o reducción, desembolso y, si lo cree conveniente, algunas observaciones.
Inmovilizado
Introduzca el código de la cuenta auxiliar de inmovilizado, el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), fecha, saldo inicial, si es Aumento o Disminución, importe y, si lo cree conveniente, algunas observaciones.
Deudas a Largo Plazo y Pólizas
Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Deudas a Largo Plazo y Pólizas, fecha de constitución, tipo, plazos, importe, interés y garantía.
Leasing
Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), fecha de constitución, objeto, plazos, valor de origen, intereses, cuota mensual, valor residual y la garantía.
Avales y Garantías
Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), fecha de constitución, descripción, importe avalado, vencimiento y, si lo desea, observaciones.
Fianzas
Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Fianzas, si es Aumento o Disminución, importe, saldo actual, vencimiento y, si lo desea, observaciones.
Situación de las Reservas
Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Reservas, saldo inicial, si es Aumento o Disminución, importe, saldo actual y, si lo desea, observaciones.
Resultado del Ejercicio
Modifique, si procede, el importe del Resultado, el aumento o disminución, observaciones, y los Resultados neto, compensado y final.
Propuesta Distribución de Beneficios
Sólo debe indicar la descripción (hasta 10) de adonde se va a repartir el beneficio (dividendos, reservas, impuestos, etc) y el importe.
Volumen de Negocio
Indique si son compras (C) o ventas (V), el número de delegación (000-999) y aparecerá el importe.
Obligaciones y Bonos
Introduzca el código de la cuenta auxiliar de Obligaciones y Bonos, saldo inicial, si es Aumento o Disminución, importe, saldo actual y, si lo desea, observaciones.
Personal y Categoría
Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), la categoría, número de empleados actuales, número de empleados dados de alta y dados de baja.
Operaciones con Administradores
Introduzca el número de apunte (o 'enter' para un nuevo apunte), el administrador o socio, la fecha de la operación y su clase:
0 = Sueldos
1 = Dietas
2 = Otras remuneraciones
3 = Anticipos
4 = Créditos
5 = Devoluciones
6 = Garantías
7 = Pensiones
8 = Seguros de Vida
9 = Otros
Luego introduzca el importe y observaciones que crea oportunas.
Sociedades del Grupo y Asociadas
Introduzca el número de apunte (o enter para un nuevo apunte), el nombre de la empresa, domicilio, Capital social, reservas, resultado y participación.
Trabajos para sí mismo
Introduzca el número de apunte (o enter para un nuevo apunte), la cuenta auxiliar, importe y observaciones.
Ajustes del Resultado Fiscal
Modifique los ajustes extracontables positivos, si son aumentos, y negativos si son disminuciones. Indique si el ejercicio está cerrado o no y pulse * para calcular el resultado.
Periodo Medio de Pago
Permite calcular el periodo medio de pago. En la ventana que se abre, se establece un mes y un año y se calcula su PMP. Se puede cambiar el total manualmente. Este dato se tendrá en cuenta con la opción de "Generación, Edición e Impresión de la memoria" y al final del listado aparecerá una línea con el contenido de PMP. La formula para calcular es la siguiente:
((saldo inicial 40 y 41) + (saldo final 40 y 41))/2
PMP = --------------------------------------------------------------------- x 365
(acumulado Debe 60 y 62 sin saldo Origen)
Generación Automática de Datos
Esta opción sirve para recoger la información contenida en la Contabilidad para algunos ficheros de la Memoria. Este proceso debemos llevarlo a cabo antes de efectuar el Cierre Anual y después de haber hecho la Regularización. Posteriormente se deberá completar esta información para la generación completa de la Memoria.
Los ficheros que genera son:
Inmovilizado
Deudas a largo plazo y Pólizas
Fianzas
Situación de las Reservas
Resultado del Ejercicio
Volumen del Negocio
Obligaciones y Bonos