El programa OfiConta tiene la posibilidad de utilizar asientos predefinidos, para aquellos asientos de uso constante o de gran complejidad y que se quiere tener parametrizados para un uso más fácil y cómodo. El programa viene con una serie de asientos predefinidos que se pueden cargar, o bien definir solo los que interesen; si se desea incorporar los asientos predefinidos por Ofimática, ha de hacerse antes de definir cualquiera manualmente, si no, no será posible incorporarlos luego. Para incorporarlos, habrá que ir a la opción de Ficheros, Incorporar Asientos Predefinidos. La pantalla para el alta de asientos predefinidos es:
Una vez asignado el código, de manera manual, automática o libre, e indicado un nombre para el asiento predefinido, en el campo Descripción; se procederá a definir cada una de las líneas de que consta el asiento.
Para cada línea, habrá que darle una descripción e indicar las cuentas a intervenir, tanto en el Debe, como en el Haber. Las cuentas pueden indicarse de cuatro maneras:
Se puede indicar que ponga una cuenta Fija, que se indicara en la casilla Cuenta, una cuenta ya Definida, con lo que indicaremos la cuenta según la lista de cuentas ya usadas en el asiento, que Pida la cuenta a usar, o que se use la Cuenta Puente, que es la cuenta 0. A continuación se le indica el importe, que también tiene varias opciones:
Puede pedir el importe, calcularlo a través de una fórmula, que habrá que definir, o bien, que simplemente sea el importe necesario para cuadrar el asiento.
A continuación se le ha de indicar el Documento, que también puede ser especificado de varias maneras:
Puede pedirse cada vez, ser uno fijo o utilizar el Documento de la línea anterior.
Tanto en las cuentas, como en el importe, como en el Documento, si se pide, se le puede poner el texto que aparecerá para solicitar esa información.
Si se quiere hacer el desglose de IVA, habrá que indicar la Contrapartida:
Aquí las opciones son siempre la misma contrapartida, una cuenta definida con anterioridad en el asiento o pedirla. La base imponible siempre se sacará mediante una fórmula. Se especificará el porcentaje de IVA en la casilla % IVA y el recargo de equivalencia, caso de que lo lleve, en la casilla % Recargo, y se indicará el tipo de IVA para este asiento.
Al asiento se le puede asociar vencimientos, para ello, se marcará la casilla correspondiente; de esta manera, al rellenar el asiento, nos solicitará los datos para generar el vencimiento. De igual manera, si se trabaja con Departamentos / Proyectos, también se puede asignar el correspondiente departamento o proyecto.
Con el asiento ya definido, se puede probar el funcionamiento sin necesidad de acceder a la opción de Entrada y Rectificación de apuntes; en el menú del alta de asientos predefinidos está una opción para probar el asiento, así como otra para hacer una copia de un asiento ya creado en el asiento que se está definiendo.