Tan importante como el trabajo son las copias de seguridad, que son la garantía del mantenimiento y continuidad del trabajo ante cualquier tipo de catástrofe que se pudiera presentar. Es importante tener una regularidad en la realización de estas copias, ya que de poco sirve tener una copia de seguridad con varias semanas de antigüedad.
El programa Ofitour permite la realización de copias sin necesidad de parar el trabajo de los usuarios. Es conveniente tener además un sistema secundario que traslade esos datos a un lugar seguro, en vez de dejar la copia en los equipos de la oficina.
El primer paso en la copia de seguridad consiste en definir esta. Se pueden tener varias definiciones de copia de seguridad y seleccionar una u otra en función de los criterios de ese momento.
Para definir la copia, se ha de pulsar en Definiciones de Copias y a continuación en el botón Crear de la pantalla de definición de las copias. Esto habilitará la zona de definición de copias, donde habrá que indicar como se generará la copia.
A la copia se de dará un nombre descriptivo que la identifique entre las distintas definiciones de copia que se tengan, se le indicará una carpeta de destino donde se guardará la copia de seguridad. Dicha carpeta debe de existir y ser accesible desde el ordenador servidor de bases de datos. Aparte de esto, se puede poner unas observaciones que describa con más detalle la copia e indicar si las copias se realizan en el directorio destino o en subdirectorios según día de la semana o que el día sea par o impar.
A continuación ha de indicarse que empresas se van a guardar en la copia, seleccionándolas de la lista inferior. Seleccionando una base de datos de Ofitour, se selecciona, por defecto, su empresa contable asociada. Una vez definida la copia se pulsa el botón Aceptar para guardar la definición.
En la modificación de la definición, el proceso es el mismo, teniendo que haber seleccionado alguna definición previamente.
Para realizar la copia, se seleccionará esta de la lista de copias definidas, con lo que aparecerá en la lista de bases de datos solamente aquellas que se han indicado en la definición. Al pulsar el botón Realizar Copia, comenzará el proceso de copia, notificando si se ha producido correctamente o si por el contrario se ha producido algún tipo de error.